AIDE

Pour remplir un questionnaire :

Tu as reçu un code d’accès composé de 8 caractères. Ce code est personnel. Il te permet de te connecter à la plateforme et de remplir le questionnaire relatif à la rencontre internationale à laquelle tu as participé.

Même si ce code t'a été transmis par mail, il ne pourra en aucun cas être associé à ta personne. Seul l’ensemble des résultats sera analysé et non les réponses individuelles.

Dans le mail que tu as reçu, tu trouveras également un lien direct vers le questionnaire. Lorsque tu cliques sur ce lien, tu peux directement remplir le questionnaire. Tu peux aussi te connecter avec ton code depuis la page d’accueil du site i-eval.eu (« Participer à l’évaluation »).

Merci de répondre à chaque question sur plusieurs pages.

Il est possible d’interrompre une session et de revenir ensuite sur le questionnaire, même sur un autre appareil. Le système mémorise ce qui a été rempli et reprend à cet endroit. Pour ce faire, entre à nouveau ton code sous i-eval.eu.

La langue peut être modifiée en cliquant sur l’un des boutons suivants : [DE] [FR] [PL] [EN].

 

Vous êtes une organisation et souhaitez évaluer une rencontre de jeunes :

Vous trouverez ici les informations détaillées pour utiliser i-EVAL. Si vous souhaitez uniquement une courte initiation ou un résumé rapide sur le déroulement d’une évaluation en sept étapes, veuillez consulter la présentation Premiers pas.

Seuls/les les utilisateurs/trices inscrits/tes peuvent saisir/ajouter des rencontres avec les questionnaires correspondants et générer/transmettre des codes d’accès.

I. Inscription à i-EVAL

I.1. Inscription personnelle

Merci de remplir sur la page d’inscription le formulaire en indiquant votre vrai nom et en donnant une adresse mail.

L’équipe de i-EVAL sera informée uniquement sur le fait que vous souhaitez réaliser une évaluation. Les résultats de l’enquête ne pourront en aucun cas être associés à votre nom ou votre adresse email.

Dans un mail plurilingue, vous recevrez un lien permettant de finaliser votre inscription. Vous pourrez alors choisir votre mot de passe et définir la langue d’utilisation.

Vous serez alors inscrit(e)s sur i-EVAL. Votre compte peut être actualisé à tout moment sous « Mon compte ».

I.2. Inscription et invitation via un/e utilisateur/trice déjà inscrit/e

Vous pouvez inviter d’autres personnes, telles que les collègues avec lesquels vous avez réalisé la rencontre, à modifier les informations et les questionnaires relatifs à la rencontre, à générer des codes ou à consulter les résultats. Pour ce faire, indiquez, lors de la saisie d’une rencontre ou ultérieurement sur la page d’administration de la rencontre ("Administrer"), le nom de la personne que vous souhaitez inviter sous "Informations sur la rencontre". Si cette personne n’est pas encore inscrite à i-EVAL, merci d’indiquer son adresse mail et nous lui enverrons une invitation.

I.3. Inscription comme centrale / fédération

En tant que centrale / fédération, vous avez la possibilité de générer des évaluations globales de toutes les rencontres ou d’une partie des rencontres qui vous ont été rattachées. Vous pouvez filtrer les rencontres selon différents critères et enregistrer votre choix. Pour vous inscrire, remplissez le formulaire ci-dessous et envoyez-le par courrier ou voie électronique à l’équipe de i-EVAL.

 

II. Réaliser une évaluation

Avec l’instrument d’évaluation, vous pouvez auto-évaluer votre rencontre de jeunes à l’aide de questionnaires élaborés consciencieusement et testés scientifiquement.

Le principe de l’instrument d‘évaluation repose sur la constatation qu’il n’existe pas de critères généraux qui permettent de mesurer et d’évaluer toutes les rencontres. La définition de critères de réussite incombent aux organisateurs/trices. L’évaluation permet en outre de vérifier si les objectifs énoncés par les animateurs/trices ont été atteints. Pour ce faire, les animateurs/trices renseignent au début de la rencontre leurs objectifs. A la fin de la rencontre, les participants/tes indiquent comment ils ont vécu la rencontre.

L’évaluation peut cependant être réalisée en utilisant uniquement les réponses des participants/tes.

Dans la mesure où les objectifs sont logiquement définis avant la rencontre, le questionnaire destiné aux animateurs et animatrices doit être rempli au début de la rencontre, de préférence le deuxième jour de la rencontre au début d'une réunion de l'équipe. Tous les membres de l'équipe ayant une fonction pédagogique, organisationnelle ou une autre fonction liée au(x) contenu(s) thématique(s) de la rencontre doivent remplir un questionnaire. Le questionnaire pour les participants et participantes se concentre sur les expériences qu'ils ont vécues lors de la rencontre. Le questionnaire devrait être remplis l'avant-dernier jour de la rencontre, de préférence durant la matinée, à un moment où les participants et participantes se retrouvent tous ensemble (par exemple après le petit déjeuner). Les questionnaires ne doivent être en aucun cas remplis lors du voyage retour - une bonne atmosphère pour se concentrer est une condition importante pour des réponses sérieuses.

Les questionnaires peuvent être adaptés à vos besoins. Les résultats des questionnaires peuvent être analysés lorsque le sondage est clos et téléchargés sous différents formats.

L'évaluation se fait en trois étapes :

  1. La saisie d’une rencontre afin de générer le type de questionnaires correspondant pour les participants/tes et pour les animateurs/trices ;
  2. L’édition de codes afin de garantir la participation unique au sondage des personnes concernées ;
  3. La clôture du sondage afin de pouvoir rassembler et analyser les résultats.

II.1. Saisir une rencontre

Les questionnaires pour animateurs/trices et participants/tes sont crées automatiquement dès que la rencontre correspondante a été saisie. L’ajout d’une rencontre est donc la première étape essentielle pour l’édition de questionnaires. Vous trouverez le bouton « Saisir une nouvelle rencontre » en haut à gauche sous l’onglet « Tableau de bord » ou directement ici : Saisir une nouvelle rencontre.

Vous pouvez également réutiliser les informations et les questionnaires enregistrés pour une rencontre ayant déjà eu lieu comme modèle pour une nouvelle rencontre. Pour ce faire, cliquer sous l’onglet « Tableau de bord » sur le bouton « Créer une nouvelle rencontre sur ce modèle » au niveau de la rencontre concernée.

* Donner un titre précis à la rencontre : merci de donner un titre dans la même langue que celle que vous avez choisie pour l’utilisation de la plateforme : le titre pourra être traduit dans d’autres langues par la suite.

* Sous abréviation, il est possible de donner un nom interne à la rencontre comme par exemple Rencontre 27.

* Sélectionnez le type de rencontre adéquat afin de générer le bon questionnaire. Il existe différent type de questionnaires : pour les rencontres binationales, pour les rencontres binationales à caractère culturel, pour les rencontres trinationales, pour les rencontres trinationales à caractère culturel et pour les rencontres de jeunes en formation professionnelle (seulement en français et en allemand). Pour évaluer les formations et autres manifestations spécialisées, un questionnaire court et très général a été développé.

* Indiquer le pays dans lequel la rencontre a (principalement) eu lieu.

* Indiquer les dates de début et de fin de la rencontre.

* Indiquer le nombre d’animateurs/trices et de participants/tes.

* Indiquer l’(les) organisation(s) responsable(s) de la rencontre. Essayer de choisir l’(les) organisation(s) parmi les propositions du menu déroulant. Celles-ci apparaissent dès que vous inscrivez le premier caractère (autocomplete).

* Indiquer le numéro de centrale(s) qui aura l’autorisation d’accéder aux résultats de la rencontre et le cas échéant de l’évaluer globalement avec d’autres rencontres.

* Télécharger une photo, une illustration ou un logo pour la rencontre (optionnel).

* Sauvegarder les données en cliquant sur « Enregistrer » (ou "Dupliquer").

La rencontre a maintenant été ajoutée et deux questionnaires (un pour les animateurs/trices et un autre pour les participants/tes) ont été générés dans le système.

Vérifiez maintenant les données de la rencontre sous l‘onglet « Tableau de bord » en cliquant sur la rencontre correspondante (« Administrer »). Cliquez sur le bouton « Modifier » pour corriger vos données. N’oubliez pas d’enregistrer les modifications.

Si le titre de la rencontre est différent selon la langue, cliquez sur le bouton rouge correspondant à la langue souhaitée. Si le titre a déjà été traduit, une coche apparait sur le bouton rouge, sinon un point d’interrogation. Enregistrez les modifications.

Sur la page de gestion de la rencontre (« Administrer »), vous pouvez voir sous les informations concernant la rencontre un aperçu des invitations déjà envoyées ainsi que les centrales autorisées à consulter ces informations. Vous avez ici la possibilité d’inviter d’autres personnes à modifier/compléter les données de la rencontre (voir plus haut).

Sous ces informations apparaissent les deux questionnaires que le système a générés pour votre rencontre : un questionnaire pour animateurs/trices et un pour participants/tes. Les informations suivantes sont disponibles pour chaque questionnaire : le statut (questionnaire créé, sondage en cours, sondage terminé) ainsi que l’utilisation des codes (nombre de nouveaux codes, nombre de codes en cours d’utilisation et nombre de questionnaires remplis).

En fonction de l’avancement de l‘évaluation, vous disposez ici des possibilités suivantes :

  • obtenir un aperçu du questionnaire standard sous forme de tableau
  • modifier le questionnaire (modifier le titre et ajouter de nouvelles questions)
  • télécharger le questionnaire en version PDF
  • générer des codes pour un sondage anonyme
  • effectuer la saisie manuelle des données si vous utilisez des questionnaires imprimés
  • fermer le sondage en cours
  • consulter et télécharger les résultats

II.2. Modifier un questionnaire

En choisissant la fonction « Modifier » dans un questionnaire, vous pouvez ajouter des questions afin d’adapter le questionnaire à votre rencontre. Il est possible d’ajouter des domaines et de les évaluer selon le degré de satisfaction, mais aussi des déclarations à cocher ou des questions ouvertes. Un pool de questions testées scientifiquement et traduites sont disponibles pour différentes thématiques. Vous le trouvez ici.

Il est donc important de différencier l’évaluation selon le degré de satisfaction, c'est-à-dire les domaines de la rencontre auxquels les participants peuvent attribuer une note de 1 à 10 et les appréciations que les participants donnent sur une échelle de 1 à 7. Pour les animateurs/trices, d’autres objectifs (les réponses allant de « pas du tout important » à « très important ») ou d’autres déclarations (les réponses allant de « pas du tout d’accord » à « tout à fait d’accord ») peuvent être ajoutés. Quand vous avez ajouté toutes vos questions, cliquer en bas sur « Enregistrer ».

N’oubliez pas de traduire toutes les questions supplémentaires dans les autres langues. Pour effectuer les traductions, cliquez sur le bouton rouge correspondant à chaque langue en haut du formulaire. Le bouton vert indique la langue dans laquelle vous vous trouvez. De plus, une coche ou un point d’interrogation indique sur chaque bouton si les questions ont déjà été traduites dans l'/les autre/s langue/s ou non.

II.3. Générer des codes

Afin que les animateurs/trices et les participants/tes puissent remplir le questionnaire, ils ont besoin d’un code d’accès. Vous arrivez sur la page d’attribution de code d’accès en cliquant sur le bouton « Générer des codes » qui se trouve sur la page d’administration de la rencontre. Afin de garantir l’anonymat des personnes sondées le système génère autant de codes d’accès uniques que vous le souhaitez et ce aussi fréquemment que vous en avez besoin. Pour cela, vous pouvez utiliser les possibilités suivantes :

  • Générer un code et le transmette par mail. Les participants/tes reçoivent par mail un code d’accès personnel avec un lien direct vers la plateforme. Cela suppose que vous connaissiez l’adresse mail de la personne à interroger et que celle-ci prenne connaissance rapidement du message envoyé. Inscrivez les adresses mail à la suite dans le champ réservé à cet effet ou télécharger un fichier CSV (Excel). Cliquez ensuite sur « Générer les codes et envoyer ». Vous serez informé/e du déroulement de l’envoi. 
  • Générer des codes et les télécharger. Cette solution concerne les personnes sondées dont vous ne connaissez pas l’adresse mail ou qui n’auraient pas pu recevoir leur code d’accès. Indiquer le nombre souhaité de codes. Vous pourrez ensuite télécharger et imprimer une liste des codes. Attribuer ces codes d’accès à tous les destinataires du questionnaire : un code par personne !

Le code doit être entré sur la page d’accueil du site i-EVAL. Après avoir entré leur code, la personne interrogée sera dirigée automatiquement vers le questionnaire correspondant et pourra le remplir. Attention : à partir du moment où un code est utilisé, vous ne pouvez plus modifier le questionnaire.

II.4. Méthodes alternatives

Le système propose deux méthodes alternatives pour réaliser l’évaluation au cas où les conditions pour une évaluation basée sur un code (avec réponses individuelles et anonymes) ne soient pas remplies (par ex. pas assez d’accès Internet).

En bas de page, le système propose l’utilisation d’un « Mastercode » qui vous permet de remplir autant de questionnaires que nécessaire. Il est recommandé d’utiliser cette fonction seulement lorsqu’il est impossible de distribuer des codes d’accès.

Si les participants/tes remplissent le questionnaire sur papier et non de manière numérique, vous pouvez enregistrer les données sous « Entrée manuelle des données ». Celle-ci se trouve également sur la page d'administration des rencontres. Entrez de haut en bas les chiffres correspondant à la légende en vous déplaçant à l’aide la touche de tabulation. Enregistrez le formulaire en cliquant sur « Envoyer » et passez à la saisie du questionnaire suivant.

II.5. Fermer le sondage et consulter les résultats

Dès que des codes d’accès sont utilisés, le sondage passe automatiquement au statut « Sondage en cours ». Vous pouvez suivre l’état d’avancement du sondage depuis la page d’information de la rencontre ou de manière plus détaillée depuis la page « Générer des codes ». Lorsque tous les codes ont été utilisés et que vous estimez que l’enquête est terminée, vous pouvez « Fermer le sondage » en cliquant sur l’icône-cadenas correspondant sur la page d’administration du questionnaire.

Lorsque le sondage est terminé, vous pouvez consulter les résultats de l’évaluation en cliquant sur l’icône-Diagramme en bâton. En cliquant séparément sur les questions, vous obtiendrez pour chacune d’elle le diagramme correspondant ainsi que la moyenne et l’écart-type. Vous pouvez exporter ces documents sous différents formats (images et documents). Vous avez aussi la possibilité de les télécharger sous formats PDF et CSV (Excel).